Você certamente já ouviu falar em régua de cobrança. Afinal, a gestão financeira e o controle de recebíveis são uma das principais preocupações de qualquer empresa. Essa ferramenta auxilia significativamente no controle de receitas e despesas. Isso contribui para manter o negócio em funcionamento e crescer de forma sustentável. 

Confira a seguir alguns pontos sobre a régua de cobrança. Entenda quando usar e os motivos pelos quais ela auxilia no combate à inadimplência!

Como funciona a régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma estratégia que visa a automatizar os processos de cobrança de uma empresa. Ela consiste em uma sequência de contatos e notificações que são realizados com o cliente inadimplente. O objetivo é incentivar o pagamento da dívida. 

Esses contatos podem ser feitos por meio de diversos canais, como telefone, e-mail, SMS, entre outros. É, assim, uma espécie de linha do tempo, com etapas e prazos para cada ação. Para utilizá-la de forma adequada, é preciso saber quando adotar a régua de cobrança.

Quando usar a régua de cobrança?

A régua é uma ferramenta usada pelas empresas sempre que há necessidade de cobrar seus clientes de forma sistemática. Ela pode ser uma estratégia eficiente em diversas situações:

• Grandes valores em atraso: quando a dívida é de valor elevado, é importante adotar uma estratégia de cobrança mais incisiva para recuperar o valor.
• Fim de contrato: se a dívida está relacionada ao fim de um contrato, adote a ferramenta para garantir o pagamento dentro do prazo estipulado.
• Cliente com histórico de atrasos: se um cliente tem um histórico de atrasos nos pagamentos, a ferramenta evita que a dívida se acumule.
• Clientes que estão passando por dificuldades financeiras: muitas vezes, os clientes deixam de pagar suas dívidas por problemas financeiros. Nesses casos, a régua pode ajudar a encontrar uma solução para a situação, como um acordo de renegociação de dívida.

Em suma, quando a empresa lida com uma taxa relevante de inadimplência, deve adotar a régua para reaver seus valores.

Como a régua de cobrança auxilia no combate à inadimplência?

A régua é uma ferramenta importante para reduzir a inadimplência, pois:

1. oferece um processo estruturado e organizado de cobrança, o que aumenta a eficiência e a assertividade das ações;
2. permite a personalização do processo de cobrança conforme o perfil de cada cliente, tornando a abordagem mais adequada e eficaz;
3. proporciona uma comunicação clara e transparente com o cliente, o que pode ajudar a evitar conflitos e a fidelizá-lo;
4. ajuda a manter o relacionamento com o cliente mesmo em momentos de dificuldade financeira, demonstrando interesse em resolver a situação;
5. contribui para a melhoria da gestão financeira da empresa – já que incentiva a organização dos processos e a busca por soluções eficientes e rentáveis.

Exemplo de régua de cobrança: boleto

Na hora de criar sua régua para cobrar os devedores, a empresa deve atentar ao meio de pagamento escolhido. Isso porque o cliente que opta por boleto bancário demandará ações diferentes daquele que escolhe cartão de crédito ou depósito/transferência/PIX.

Vamos tomar como exemplo o boleto bancário:

• Envio do boleto por e-mail ou SMS com data de vencimento para daqui a 10 dias.
• Envio de três lembretes via e-mail ou mensagem de texto, quando faltar:
  • 3 dias para vencer o débito;
  • 1 dia para vencer o débito;
  • na data de vencimento.
• Envio de e-mail 1 dia após o vencimento, confirmando o pagamento ou declarando a não identificação do pagamento. Insira um link para a geração de segunda via.
• Envio de carta e notificação de cobrança 7 dias após o vencimento, por e-mail, SMS e WhatsApp.
• Envio de e-mail e contato telefônico caso o pagamento não tenha sido feito em 15, 20, 25 e 30 dias após o vencimento.
• Comunicação por carta e e-mail após 30 dias após o vencimento para falar sobre medidas de negativação e protesto em cartório.

Dentro de sua estratégia, você deve também saber como abordar o consumidor de maneira respeitosa. Veja como cobrar o cliente inadimplente do jeito certo!