Dicas para otimizar a gestão financeira de receita recorrente de escritórios

A gestão financeira de escritório de contabilidade, administradoras de condomínio, escolas e outros negócios possui muitas particularidades. Mas, assim como qualquer segmento econômico, é uma atividade essencial para a saúde e a sustentabilidade do negócio. 

Vamos conhecer algumas práticas para superar os desafios e garantir uma boa gestão?

Confira!

A importância da gestão financeira eficiente para diversos segmentos de negócios

A gestão financeira é o conjunto de ações que envolve planejamento, organização, controle e análise das movimentações financeiras do negócio. 

Ela é responsável por assegurar que:

• os recursos sejam bem aplicados;
• as despesas sejam reduzidas;
• os lucros sejam maximizados;
• e os objetivos sejam alcançados.

A prática é importante para qualquer tipo de negócio, mas especialmente para aqueles que prestam serviços. Por exemplo, escritórios de contabilidade, administradoras de condomínios, escolas, clubes com associados, entre outros. 

Esses segmentos têm características específicas que exigem uma atenção especial à gestão financeira, tais como:

• dependência de receitas recorrentes;
• necessidade de gerenciar diversos tipos de despesas;
• dificuldade de precificar os serviços de forma adequada;
• complexidade de integrar os processos financeiros com os processos operacionais, como as cobranças recorrentes;
• importância de manter um bom relacionamento com os clientes, oferecendo serviço de qualidade, atendimento personalizado e comunicação efetiva.

Por isso, é fundamental que os escritórios tenham uma gestão financeira eficiente. Esta lhes permite ter uma visão clara e atualizada da situação financeira para tomar boas decisões.

Desafios comuns na gestão financeira de escritórios

Realizar uma boa gestão financeira de escritório de contabilidade e outros segmentos é um desafio. Mas por que é mais difícil? Apontamos alguns aspectos:

• Fazer uma boa gestão de inadimplência e cobranças: a inadimplência afeta diretamente o fluxo de caixa, a rentabilidade e a sustentabilidade do negócio. Para lidar com ela, é preciso ter uma política de crédito e um controle rigoroso dos recebíveis.
• Manter a organização e o controle de despesas: é comum que não se tenha um registro detalhado e atualizado de todas as saídas de dinheiro. Um plano de contas e um registro das despesas em um sistema de gestão financeira facilitam essa organização.
• Realizar o correto faturamento (emissão de notas fiscais e de recebimento dos pagamentos pelos serviços prestados): por envolver questões tributárias, fiscais, contábeis e legais, é algo complexo. Mas o conhecimento sobre a legislação e o controle rigoroso dos contratos contribuem para a prática.
• Ter um planejamento financeiro eficiente: definir metas, estratégias e ações para alcançar os resultados esperados demanda conhecimento. Os escritórios precisam:
  • ter uma visão estratégica do negócio;
  • estabelecer objetivos claros e mensuráveis;
  • fazer o orçamento anual;
  • e acompanhar periodicamente os indicadores de desempenho financeiro.
• Manter um bom relacionamento com clientes: é algo fundamental para a satisfação, a confiança, a recomendação e a retenção dos clientes. Uma boa estratégia de marketing se alia a ofertas de serviço de qualidade, atendimento personalizado e comunicação efetiva. Esses quesitos contribuem diretamente para um bom resultado nesse campo.

E como realizar uma boa gestão financeira de administradoras de condomínio? E se for uma gestão financeira de escolas?

Dicas para melhorar a gestão financeira de escritórios

Gerir as finanças é uma prática que envolve diversos aspectos e requer conhecimento, habilidade e ferramentas adequadas. Para ajudá-lo a superar os desafios, separamos algumas dicas práticas de como melhorar a gestão financeira de escritórios. Confira!

Utilize recursos para automatizar os processos

Uma das dicas para melhorar a gestão financeira de escritórios é utilizar recursos para automatizar processos – como softwares, aplicativos e plataformas. Eles permitem que os escritórios realizem as atividades financeiras de forma rápida, fácil e segura. Assim, reduzem os erros, os custos e o tempo gasto.

Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são:

• emissão de notas fiscais;
• envio de boletos e de recibos;
• conciliação bancária;
• cobrança de inadimplentes;
• análise de crédito etc.

Integre os processos das áreas do seu escritório

Quer melhorar a gestão financeira da administradora de condomínio? Integre os processos das áreas do seu escritório, como operacional, administrativa e comercial. 

Essa integração permite que os escritórios tenham uma visão ampla e centralizada do negócio. Ela também evita a duplicidade de informações, melhora a comunicação entre as equipes e otimiza recursos. Você pode integrar processos relativos a:

• cadastro de clientes;
• gestão de projetos;
• marketing e vendas;
• gestão de qualidade;
• gestão de pessoas e outras áreas.

Cuide da gestão financeira de forma estratégica

Uma terceira dica para melhorar a gestão financeira de escritórios é cuidar da gestão financeira de forma estratégica. Ou seja, não encare isso apenas como uma atividade operacional, mas como uma ferramenta de gestão e de tomada de decisão. 

Isso significa que os escritórios devem utilizar os dados e as informações financeiras para tomar decisões fundamentadas. Para tanto, é preciso:

• analisar o desempenho do negócio;
• identificar pontos fortes e fracos;
• avaliar oportunidades e ameaças;
• e definir metas e planos de ação.

Quer alguns exemplos? Faça análise de cenários, viabilidade, investimentos, custos, rentabilidade e lucratividade antes de definir suas ações.

Conte com a K8 para otimizar a gestão financeira de escritórios

Imagine que você é responsável pela gestão financeira de escolas. São inúmeras práticas diárias para garantir que as finanças estejam em dia. Ter auxílio de boas soluções tecnológicas colabora para isso, certo?

Pois bem. A K8 é uma fintech que oferece diversas soluções financeiras e de pagamento. Estas se adaptam às necessidades de empresas de diversos tamanhos e segmentos. Com essas ferramentas, as empresas:

• otimizam suas operações de pagamento;
• simplificam o gerenciamento de cobranças;
• e aprimoram a eficiência de suas transações financeiras. 

São algumas das características que tornam as soluções da K8 ideais para negócios que buscam melhorar a gestão financeira e operacional:

• a integração com plataformas de e-commerce e ERPs;
• a gestão de pagamentos recorrentes;
• e a capacidade de personalizar serviços.

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Conclusão

Neste artigo, vimos que a gestão financeira de escritórios é um desafio. Aliás, ela envolve diversos aspectos e requer conhecimento, habilidade e ferramentas adequadas.

Mesmo diante dos principais desafios, é possível seguir algumas dicas práticas que demos para superá-los com eficiência e praticidade. Todas elas dizem respeito à organização das finanças.

Com soluções inteligentes, como as da K8, é possível otimizar a gestão financeira em diversos aspectos – da integração à cobrança.

Aproveite para conferir mais dicas de gestão financeira empresarial!