A inadimplência é um problema que afeta muitas empresas e compromete a saúde financeira do negócio. Para evitar esse cenário e garantir que os clientes paguem em dia, você pode adotar um sistema de cobrança automatizado.

Essa ferramenta permite automatizar todo o processo de cobrança, da emissão dos boletos até o envio das notificações aos inadimplentes. Você sabia que é possível personalizar as cobranças em um sistema de cobrança automatizado?

Neste post, explicamos o que é um sistema de cobrança automatizado. Saiba como ele funciona, quais são os seus benefícios e como escolher e implantar um na sua empresa. 

Acompanhe!

O que é um sistema de cobrança automatizado?

Um sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta que automatiza o processo de cobrança de pagamentos ou dívidas. Ele permite:

• o envio de lembretes;
• a geração de faturas;
• o processamento de pagamentos;
• e o acompanhamento das transações.

Isso gera redução de custos operacionais e eficiência no processo. Ademais, a ferramenta reúne diversas tarefas em um único lugar e realiza a integração de sistemas. Assim, auxilia no controle de recebimentos e aumenta a produtividade da equipe financeira. 

Veja a seguir outras vantagens da automação de cobranças!

Vantagens da automação de cobranças

Um sistema de cobrança automatizado traz diversas vantagens para a empresa, tais como:

• destaque perante a concorrência, pois demonstra profissionalismo e inovação;
• aumento das vendas, pois facilita a oferta de planos recorrentes ou parcelados;
• melhorias no controle financeiro, pois permite acompanhar os recebíveis em tempo real;
• redução da inadimplência, pois facilita o pagamento dos clientes e reforça a cobrança;
• otimização da gestão de contratos, pois possibilita gerenciar as renovações, os cancelamentos e os reajustes;
• melhorias no relacionamento com os clientes, pois oferece maior comodidade, segurança e transparência nas cobranças personalizadas.

Entendeu como um sistema de cobrança automatizado pode ajudar a empresa a reduzir a inadimplência? Agora veja alguns exemplos!

Exemplos de sistemas de cobrança automatizado

No mercado, existem diversos sistemas de automação de cobranças que atendem diferentes necessidades e segmentos. Em geral, os bons softwares possibilitam a emissão de boletos bancários registrados, link de pagamento, pix e cobrança recorrente. 

Um bom exemplo é o sistema de cobrança da K8. Além de oferecer essas funcionalidades, é possível emitir nota fiscal, analisar métricas, gerir contratos e integrar sistemas. 

Além disso, o gestor tem um painel de geração e de gestão de cobranças pontuais ou por assinatura. Esse painel oferece uma régua de cobrança personalizada e o envio para protesto.

Como um sistema de cobrança automatizado pode reduzir a inadimplência?

A redução da inadimplência por meio de um sistema de cobrança automatizado pode acontecer por diversos motivos. 

Em geral, com a automação, o gestor emite rapidamente boletos, pix ou links de pagamento, envia lembretes, identifica pagamentos e atualiza o fluxo de caixa. Ou seja, menos erros, atrasos e esquecimentos que podem comprometer o recebimento dos valores.

Veja agora alguns motivos específicos que contribuem para a redução da inadimplência:

• Agilidade e eficiência nas cobranças: o gestor pode emitir os boletos em segundos, enviar notificações em tempo real, confirmar pagamentos instantaneamente e gerar relatórios detalhados.
• Cobrança personalizada conforme o perfil e o comportamento dos clientes: é possível enviar mensagens personalizadas, oferecer diferentes formas e prazos de pagamento, aplicar descontos ou juros e negociar dívidas.
• Redução de custos operacionais: há diminuição no uso de papel, impressão, correio e taxas bancárias. Além disso, alcança-se maior produtividade da equipe financeira ao eliminar tarefas manuais e repetitivas que demandam tempo e recursos dos profissionais.

Como escolher um sistema de cobrança automatizado?

Para escolher um sistema de cobrança automatizado adequado para sua empresa, é preciso considerar alguns critérios de seleção, tais como:

• facilidade de uso;
• reputação no mercado;
• suporte técnico (atendimento ágil e qualificado);
• integração com outros sistemas, como ERPs e CRMs;
• custo-benefício (ROI, tempo de implantação, aumento das vendas etc.);
• segurança da informação e proteção dos dados dos clientes e da empresa;
• adequação às necessidades do seu negócio (especificidades do seu segmento, do seu público-alvo e do seu modelo de negócio).

E quais são as principais funcionalidades de um sistema de cobrança automatizado? Avalie também a existência de:

• pagamento recorrente com cartão de crédito ou Pix;
• emissão automática de link de pagamento e nota fiscal;
• envio automático de lembretes e de notificações por e-mail ou SMS;
• emissão automática de boletos bancários registrados e carnês de pagamento.

Aprendeu como escolher o melhor sistema de cobrança automatizado para a sua empresa? Após a escolha, é hora da implantação!

Como implantar um sistema de cobrança automatizado?

A implantação de um sistema de automação de cobranças deve ser feita de maneira cuidadosa. Veja a seguir as principais etapas:

1. Planeje a implantação: defina objetivos, metas, prazos, recursos e responsabilidades de acordo com necessidades, particularidades, expectativas e desafios do negócio.
2. Treine a equipe financeira: a equipe deve conhecer os conceitos, as funcionalidades e as vantagens do sistema, bem como as melhores práticas para operá-lo.
3. Realize testes e ajustes antes de colocar o sistema em funcionamento: servem para verificar funcionamento, integração e atendimento às expectativas do negócio. Caso sejam encontradas falhas ou problemas, é preciso corrigir.
4. Monitore os resultados: envolve acompanhar os indicadores de desempenho definidos no planejamento da implantação. Entre eles, a redução da inadimplência, o aumento da produtividade da equipe financeira, a melhoria do controle financeiro, entre outros.

Está procurando um sistema que promova a redução da inadimplência, o controle de recebimentos e a eficiência na cobrança? Conheça o K8 Cobranças!

Conclusão

Um sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta indispensável para as empresas. Ele serve para reduzir a inadimplência, otimizar processos, melhorar o relacionamento com os clientes e aumentar a competitividade no mercado.

Para escolher e implantar um sistema de cobrança automatizado na sua empresa, é preciso seguir alguns passos. Defina critérios de seleção, avalie as funcionalidades, faça um planejamento, treine a equipe, realize testes e ajustes e monitore resultados.

Com isso, você terá em mãos uma ferramenta importante para aprimorar a sua gestão financeira empresarial.

Lembre-se de que, com o K8 Cobranças, você pode automatizar todo o processo. Isso vale desde a emissão dos boletos até o envio das notificações aos inadimplentes. 

Entenda como a K8 pode ajudar a sua empresa na gestão de cobranças!